GEBRUIKERSVOORWAARDEN AITVAART
Laatst bijgewerkt: 21 augustus 2025
1. DEFINITIES
- Aitvaart: Ruben der Kinderen h.o.d.n. Aitvaart, Amazonenlaan 41, 5631 KX Eindhoven
- Klant: de (rechts)persoon die een overeenkomst met Aitvaart sluit
- Gebruiker: een persoon die namens de Klant de Diensten gebruikt
- Diensten: de digitale assistentiediensten van Aitvaart (o.a. Barbara en Babet), inclusief webinterfaces, API’s en integraties (zoals WhatsApp Business)
- Content: alle door of namens de Klant aangeleverde informatie (audio, tekst, documenten, metadata)
- Taak: één afgeronde verwerkingsactie (bijv. transcriptie van één audiobestand of het genereren van één document). Batchverwerking telt per bestand als aparte Taak
- Subverwerker: een derde die in opdracht van Aitvaart persoonsgegevens verwerkt
- Verwerkersovereenkomst (DPA): Annex 1 bij deze voorwaarden
2. TOEPASSELIJKHEID EN RANGORDE
- Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en gebruik van de Diensten.
- Afwijkingen gelden alleen indien schriftelijk overeengekomen.
- Rangorde: (i) DPA (Annex 1), (ii) een specifieke schriftelijke overeenkomst, (iii) deze voorwaarden, (iv) overige documentatie.
3. DE DIENSTEN
- Aitvaart levert AI-gebaseerde assistentie voor het verwerken van audio naar tekst en het genereren van documenten, plus personalisatie naar de werkwijze van de Klant.
- Aitvaart streeft naar hoge beschikbaarheid maar geeft geen garantie op ononderbroken werking. Gepland onderhoud wordt tijdig aangekondigd.
- AI-output is conceptmateriaal; Klant blijft eindverantwoordelijk voor controle op juistheid, volledigheid en rechtmatigheid vóór gebruik.
4. PROEFPERIODE
- Nieuwe klanten krijgen 30 dagen gratis proef.
- Na afloop stopt toegang automatisch, tenzij een betaalde overeenkomst wordt aangegaan.
- Tijdens de proef gelden deze voorwaarden onverkort.
5. PERSONALISATIETRAJECT
- Optioneel personalisatietraject: €600 excl. btw.
- Omvat o.a. analyse van werkprocessen, stijl/format-configuratie, online training en implementatiebegeleiding. Resultaten zijn tenant-gescheiden.
6. GEBRUIK EN VERANTWOORDELIJKHEID
- Klant staat in voor rechtmatigheid, juistheid en volledigheid van alle aangeleverde Content en informeert betrokkenen conform toepasselijke wetgeving (incl. opname-toestemming en bijzondere gegevens).
- Niet toegestaan: onrechtmatig gebruik, verstoring van Diensten, schending van rechten van derden, omzeilen van beveiliging, of het delen van toegang met onbevoegden.
- Aitvaart mag toegang opschorten bij (vermoeden van) misbruik, veiligheidsrisico’s of niet-betaling.
7. INTELLECTUEEL EIGENDOM EN LICENTIES
- Alle IE-rechten op de Diensten en onderliggende software berusten bij Aitvaart en/of haar licentiegevers.
- Klant behoudt rechten op eigen Content en verleent Aitvaart een niet-exclusieve, beperkte licentie om die Content te verwerken t.b.v. de Diensten.
- Gegenereerde documenten worden eigendom van de Klant.
- Feedback van Klant aan Aitvaart mag door Aitvaart worden gebruikt om Diensten te verbeteren.
8. VERTROUWELIJKHEID EN PRIVACY
- Partijen behandelen elkaars vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk.
- Op de verwerking van persoonsgegevens is de DPA (Annex 1) van toepassing. Bij strijdigheid prevaleert de DPA.
9. SUBVERWERKERS
- Aitvaart kan subverwerkers inschakelen. De actuele lijst wordt gepubliceerd (Annex 2 / website).
- Wijzigingen worden vooraf gemeld met een bezwaarwindow; bij gegrond bezwaar zoeken partijen een redelijke oplossing (waaronder beëindiging zonder boete indien geen alternatief mogelijk is).
10. TARIEVEN EN FACTURATIE
- Basistarief: €12 per Taak (excl. btw).
- Staffel: bij meer dan 100 Taken per maand €10 per Taak.
- Taken worden automatisch geregistreerd.
- Facturatie maandelijks achteraf; betaling binnen 14 dagen.
- Bij te late betaling is wettelijke (handels)rente verschuldigd en mogen redelijke incassokosten worden doorbelast.
- Aitvaart kan tarieven jaarlijks indexeren en/of wijzigen met 30 dagen aankondiging.
11. SLA EN SUPPORT
- Support tijdens kantooruren (CET) via e-mail; reactietijd naar redelijkheid en ernst.
- Gepland onderhoud en storingen worden via een status- of communicatiekanaal gecommuniceerd.
12. DATAPORTABILITEIT, RETENTIE EN EXIT
- Klant kan gedurende de looptijd eigen Content en output exporteren (bijv. JSON/CSV/DOCX/PDF, voor zover technisch redelijk).
- Na beëindiging kan Klant binnen 14 dagen een export verzoeken.
- Verwijdering van klantdata vindt plaats conform de bewaartermijnen; Aitvaart verstrekt op verzoek een verwijderingsverklaring (excl. back-ups tot afloop cyclus).
13. OVERMACHT
- Geen aansprakelijkheid bij overmacht (o.a. wijdverbreide internetstoringen, storingen bij hosting/AI-providers, overheidsmaatregelen, natuurrampen, oorlog/cyberaanvallen).
14. AANSPRAKELIJKHEID
- Aitvaart is niet aansprakelijk voor: (i) inhoud van de Content; (ii) verlies van data na de automatische bewaartermijn; (iii) indirecte/gevolgschade, gederfde winst, reputatieschade; (iv) schade door onjuist gebruik; (v) storingen/onderbrekingen.
- Totale aansprakelijkheid van Aitvaart is beperkt tot het totaal van door Klant betaalde vergoedingen in de 12 maanden voorafgaand aan het schadevoorval.
- De beperkingen gelden niet bij opzet of grove schuld, noch voor schending van privacy/geheimhouding of inbreuk op IE-rechten door Aitvaart.
15. DUUR, BEËINDIGING EN SCHORSING
- Overeenkomst voor onbepaalde tijd; beide partijen kunnen opzeggen met 1 maand opzegtermijn.
- Aitvaart kan per direct beëindigen bij wanbetaling, ernstige schending van deze voorwaarden of (aanvragen van) faillissement/surseance.
- Bij beëindiging blijven bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om te blijven gelden (o.a. IE, vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid) van kracht.
16. WIJZIGINGEN
- Aitvaart kan deze voorwaarden wijzigen. Wij kondigen wijzigingen minimaal 30 dagen vooraf aan. Bij wezenlijke wijziging mag de Klant de overeenkomst beëindigen tegen de ingangsdatum van de wijziging.
17. PUBLICITEIT
- Gebruik van naam/logo van Klant voor marketing is alleen toegestaan na voorafgaande toestemming.
18. TOEPASSELIJK RECHT EN FORUM
- Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
- Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Rechtbank Oost-Brabant.
- De Nederlandse versie prevaleert.
19. CONTACT
Ruben der Kinderen h.o.d.n. Aitvaart — Amazonenlaan 41, 5631 KX Eindhoven — aitvaart@gmail.com — 06-49782530
----------------------------------------------------------------------
ANNEX 1 — VERWERKERSOVEREENKOMST (DPA)
A. Onderwerp en duur- Deze DPA is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Aitvaart als verwerker ten behoeve van de Klant (verwerkingsverantwoordelijke) in het kader van de Diensten.- De DPA loopt zolang Aitvaart persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Klant.
B. Aard en doeleinden van de verwerking- Verwerkingen omvatten o.a. ontvangen, opnemen, transcriberen, analyseren, genereren, tijdelijk opslaan, doorgeven aan subverwerkers en verwijderen van Content om de Diensten te leveren, te beveiligen en te ondersteunen.
C. Soorten persoonsgegevens en betrokkenen- Soorten: identificatie- en contactgegevens, audio- en tekstinhoud, metadata; mogelijk bijzondere categorieën (art. 9 AVG) zoals gezondheid of religie/levensovertuiging.- Betrokkenen: medewerkers/contactpersonen van Klant, nabestaanden, sprekers, andere door Klant aangeleverde partijen.
D. Verplichtingen verwerker- Verwerken uitsluitend op schriftelijke instructie van Klant.- Geheimhouding door medewerkers en ingeschakelde partijen.- Passende beveiligingsmaatregelen (Bijlage Beveiliging).- Dataminimalisatie en privacy by design/default.- Assistentie bij rechten van betrokkenen, beveiliging, datalekken, DPIA.- Informatie voor audits beschikbaar stellen; melden als instructie strijdig lijkt met de AVG.
E. Bijzondere categorieën en toestemming- Indien bijzondere categorieën worden verwerkt, staat Klant ervoor in dat een geldige uitzonderingsgrond (bijv. uitdrukkelijke toestemming) is verkregen en dat betrokkenen adequaat zijn geïnformeerd.- Aitvaart verwerkt deze gegevens niet voor eigen doeleinden.
F. Subverwerkers- Algemene voorafgaande toestemming voor inzet subverwerkers.- Actuele lijst in Annex 2 / website; wijzigingen vooraf gemeld; Klant kan binnen de gemelde termijn bezwaar maken.- Subverwerkers krijgen minimaal gelijkwaardige verplichtingen opgelegd.
G. Internationale doorgiften- Toepassing van passende waarborgen (SCC’s/DPF + aanvullende maatregelen) en, waar nodig, Transfer Impact Assessment.
H. Datalekken- Meldplicht: onverwijld en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking aan Klant, met relevante informatie voor beoordeling en melding.- Ondersteuning bij meldingen aan de AP en betrokkenen.
I. Rechten van betrokkenen- Verzoeken die klantcontent raken worden doorverwezen naar Klant; Aitvaart verleent kosteloze medewerking om aan wettelijke termijnen te voldoen.
J. Bewaartermijnen, verwijdering en retour- Na afloop of op schriftelijk verzoek: verwijderen en/of export in gangbaar formaat, tenzij opslag wettelijk verplicht is.- Back-ups worden verwijderd na afloop van de back-up cyclus.- Verwijderingsverklaring op verzoek.
K. Audits en informatie- Jaarlijks of bij gegronde aanleiding een audit door onafhankelijke, vertrouwelijke auditor, na redelijke aankondiging en zonder onevenredige verstoring.- Partijen dragen eigen kosten; redelijke interne kosten van Aitvaart kunnen worden doorbelast.
L. Aansprakelijkheid- Aansprakelijkheid volgt de hoofd-overeenkomst; geen beperking bij opzet/grove schuld of opzettelijke schending van privacy/geheimhouding door Aitvaart.
M. Volgorde en wijzigingen- Bij strijdigheid prevaleert deze DPA voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.- Wijzigingen alleen schriftelijk.
Bijlage Beveiliging (overzicht maatregelen)- Encryptie in transit en in rust- Toegangsbeheer (least privilege), 2FA/SSO, periodieke access reviews- Logging/auditing van beheerhandelingen- Beveiliging software supply chain- Segmentatie en tenant-isolatie- Periodieke kwetsbaarhedenscans/pentest en opvolging- Incidentresponsproces met 24/7 registratiemogelijkheid- Subverwerker-due-diligence en contractuele waarborgen
----------------------------------------------------------------------
ANNEX 2 — SUBVERWERKERSLIJST (CATEGORIEËN EN VOORBEELDEN)
- Hosting / IaaS Functie: compute, opslag, back-ups Locatie (primair): EU (bijv. IE/DE/NL) Voorbeeld(en): Hetzner.
- AI-API’s Functie: spraak-naar-tekst, LLM-generatie Locatie: EU/US (met SCC/DPF) Voorbeeld(en): OpenAI.
- Messaging Functie: WhatsApp Business Platform / BSP Locatie: EU/US (met SCC/DPF) Voorbeeld(en): Meta Platforms / gekozen BSP
- E-mail Functie: transactionele e-mail Locatie: EU/US (met SCC/DPF) Voorbeeld(en): Google mail
- Monitoring en logs Functie: uptime, fout- en beveiligingslogs Locatie: EU/US (met SCC/DPF) Voorbeeld(en): N8N
- Documentexport Functie: bestandsconversie/hosting output Locatie: EU Voorbeeld(en): Google Drive, N8N, Microsoft